週次チーム アップデート
無秩序なチーム アップデートに何時間も費やすのはやめましょう。週 1 回の非同期アップデートに切り替えて、進捗を称え、情報を共有し、パフォーマンスを向上させてください。さらなるミーティングは不要です。
準備時間
15 分
ランタイム
1 分
人数
1
5 秒の要約
- 週初めと週終わりのテンプレートを使って、チーム アップデートを準備します。
- アップデートを記録するか書き込みます。
- それをチームと共有します。
必要なもの
- ビデオ メッセージ ツールまたは書面のコミュニケーション ツール。
プレイのリソース
週次チーム アップデートを共有する方法
週 1 回の非同期アップデートに切り替えて、進捗を称え、情報を共有し、パフォーマンスを向上させてください。さらなるミーティングは不要です。
非同期の週次チーム アップデートとは?
非同期アップデート (非同期ミーティングとも呼ばれる) を行うと、リアルタイムの対話 (同期時間) や即時の応答を必要とせずに、参加者同士がコミュニケーションを取り、コラボレーションできます。
週次の非同期アップデートを行うべき理由
現代のチームに最適な働き方の設計と検証を専門とする行動科学者のグループであるチーム ワークラボは、アトラシアン内で対面ミーティングを非同期の Loom ビデオ アップデートに置き換えることの有効性をテストしました。週次のステータス アップデートは、この実験に最適な候補でした。いくつかの重要な調査結果を紹介します。
- 1,000 人を超えるアトラシアン社員が、集中を要する作業 (フォーカス ワーク) にわずか 2 週間で 5,000 時間を充当しました
-
Slack を使った筆談でのアップデートと比較して、Loom のビデオ アップデートを受け取った直属の部下は、マネージャーとのつながりをはるかに感じました (38% 対 9%)
週次チーム アップデートをいつ、どのように共有するか
週次チーム アップデートは毎週共有すべきです。週次チーム アップデートを非同期で共有するために使用できる手段は 2 つあります。
- 筆談によるメッセージ (Slack など)
-
ビデオ メッセージ (Loom など)
アトラシアンのチームワーク ラボは、目標が明確でより認められていると感じるような、つながりのあるチームの構築には、Slack メッセージよりもビデオ メッセージの方が効果的であることを発見しました。
週次アップデートを共有するメリット
- 明確性: 定期的にアップデートを伝えると、チームはあなた自身の進捗や目標管理方法について共通の理解を持つことができます。
- 影響: 毎週時間を取って自分の進捗を振り返ると、どのタスクがビジネスに最も大きな影響を与えるかを調べる機会が得られます。そうすれば、よりスマートで、より楽に働くことができます。
- 先取性: 問題や障害を発生前に見つけ出せます。
- つながり: タイムゾーンが異なっていても、仕事を共有したり、他の人を評価したりできると、チームとのつながりが築けます。人は自分の仕事が認められると、モチベーションや仕事への満足度が大きく高まります。
- 効率性: アップデートを非同期で共有すると、ミーティングに費やす貴重な時間を同期時間が必要な仕事に使えます。
- キャリア開発: アップデートを毎週共有すると、自分の達成事項を共有し、祝う機会が得られます。そうすると、仕事に勢いがつき、エンゲージメントも高まります。
1. 準備
予測時間: 15 分
今週の優先事項の上位 3 つを考えます。調査によると、優先事項が明確に設定されている場合、人はより効果的に働くことができます。
次に、各優先事項の後ろに「理由」を追加します。影響を理解するとモチベーションが高まります。
最後に、助けが必要な課題や障害を共有し、具体的な依頼をします (フィードバック、適切な連絡先の照会、新しいプロセスのトレーニングなど)。これを週初めテンプレートに含めます。
週初めテンプレート:
今週の私の最優先事項:
1. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
2. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
3. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
助けが必要な課題:
1. [課題] + [必要な助け]
2. [課題] + [必要な助け]
2. アップデートの記録または記入
予測時間: 5 分
テンプレートを使って共有すべきことを考えた後は、共有方法を決める必要があります。
週次アップデートに使う共有形式 (筆談、ビデオ) を選びます。Loom ビデオを選択した場合、このプロセスを簡素化しつつ強化できます。ビデオ メッセージは、詳細なレポートではなく、重要なアップデートに焦点を当て、3 ～ 5 分ほどで簡潔にまとめます。完璧さを求める必要はありません!
筆談でのアップデート:
チームの皆様、今週もよろしくお願いいたします。私の今週の計画を共有します。
私の今週の最優先事項:
1. AI ブログを書く → 新しい AI 機能をユーザーに宣伝したい
2. インターン候補者をレビューする → 面接の期限は来週
3. 来月分のコンテンツ カレンダーを計画する → 計画発表の期限は 1 か月前
助けが必要な課題:
1. AI チームのレビューでブログ投稿が正確かどうか確認してもらう必要がある
2. インターン プロジェクトのニーズについて、照らし合わせることができるようにチームの意見が必要である
問題がなければ同意し、質問があれば投稿してください。24 時間以内に返信します。
ヒント: カメラをオンにする
カメラをオンにしてビデオを録画すると、人はより一層つながりを感じることが調査で明らかになっています。
3. 共有
予測時間: 1 分
最後に、記述または録音した週間総括アップデートを、チームで選んだコミュニケーション チャンネルで共有します。
Loom ビデオのアップデートを共有する場合のメッセージ:
今週の週間総括 [2024 年 6 月 1 日]
チームの皆さん、週末がやってきました。
週末のアップデートを確認してください [Loom 5 分]。
Questions
Loom に質問やコメントを追加していただければ、返信します。
良い週末を。
筆談でアップデートを共有する場合のメッセージ:
今週の最優先事項 [2024 年 6 月 1 日]
チームの皆様、今週もよろしくお願いいたします。
今週の私の最優先事項を共有します。
私の最優先事項
1. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
2. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
3. [優先度] + [なぜそれが優先事項なのか]
助けが必要な課題:
1. [課題] + [必要な助け]
2. [課題] + [必要な助け]
Questions
-
質問やコメントがある場合は、私に直接連絡してください。
今週も良いスタートを切りましょう!
週終わりテンプレート
1. 準備
予測時間: 15 分
週終わりのチーム アップデートを共有して、自分自身とチームメイトの努力を称えましょう!まずは、今週の仕事を振り返ります。以下に、検討するとよい質問をいくつか挙げます。
- どのようなプロジェクトを進めましたか?
- 担当するプロジェクトは、目標に対してどの程度進んでいますか?
- どのような問題を解決しましたか?
- これはチーム/会社にどのような価値をもたらしますか?
- チームと共有したい重要な情報はありますか?
今度は、今週素晴らしい仕事をした人、または自分が素晴らしい仕事をするのを助けてくれた人について考えてみましょう。
- チーム全体について良かったことはありますか。
-
評価に値する個人はいますか。
次に、週間総括テンプレートに論点を下書きします。
週間総括テンプレート:
今週の自分の進捗/成果:
1. [ハイライト] + [それによる影響]
2. [ハイライト] + [それによる影響]
3. [ハイライト] + [それによる影響]
チームの評価:
1. [称えたいチームまたは人] + [何をしたか]
2. 録音するか文章にする
予測時間: 5 分
再び、アップデートを共有する媒体を選択します。
Loom のビデオ メッセージを共有する場合は、録画は 5 分以内に留めるようにします。ここでも完璧にしようとしなくて大丈夫です。ビデオ メッセージを何度も共有しているうちに慣れてきます。
書面のアップデート:
チームの皆さん、週末がやってきました。今週の私のハイライトを紹介します。
私の進捗/成果:
1. 新しい AI 製品に関するお客様の声を掲載した新しい AI ブログを公開しました。
2. 来週 5 回のインターン面接をスケジュールしました。
3. 来月の編集カレンダーの概略をまとめました。マーケティング チームはプロモーション コンテンツの投稿を追加し、それが来週初めまでにレビューに提出される予定です。
チームの評価:
1. AI ブログの編集を 24 時間以内に終えてくれた Kristen W. に感謝します。
2. ブログ投稿に画像を追加する方法を教えてくれた Charlie A. に感謝します。おかげで AI の記事に顧客の写真を追加できました。
3. 第 1 四半期のマーケティング目標を達成するための新しい AI コンテンツの作成が大きく前進しました。フィードバックと専門知識を提供してくれたチームの全員に感謝しています。
問題がなければ同意し、質問があれば投稿してください。24 時間以内に返信します。
ヒント: 承認はこまめに
チームから Loom にコメントが追加されたら、たとえそれが単なる絵文字であっても、毎回返信します。
3. 共有
予測時間: 1 分
最後に、記述または録音した週間総括アップデートを、チームで選んだコミュニケーション チャンネルで共有します。
Loom ビデオのアップデートを共有する場合のメッセージ:
今週の週間総括 [2024 年 6 月 1 日]
チームの皆さん、週末がやってきました。
週末のアップデートを確認してください [Loom 5 分]。
Questions
Loom に質問やコメントを追加していただければ、返信します。
良い週末を。
書面のアップデートを共有する場合のメッセージ:
今週の週間総括 [2024 年 6 月 1 日]
チームの皆さん、週末がやってきました。
今週の私のハイライトはこちらです。
ハイライト
1. [ハイライト] + [それによる影響]
2. [ハイライト] + [それによる影響]
3. [ハイライト] + [それによる影響]
チームの評価:
1. [称えたいチームまたは人] + [何をしたか]
Questions
質問やコメントがある場合は、私に直接連絡してください。
良い週末を。
ヒント: 一貫性が鍵
この習慣を毎週のルーチンの一部に組み込むと、チームのアップデートを貴重なコミュニケーション ツールとするために必要な一貫性を生み出し、チームのモチベーションを高める助けになります。
フォローアップ
共有
他者のアップデートをレビューして対応することをルーチンにします。そうすることで常に最新情報を把握でき、手間ばかりかかる仕事ではなく影響の大きい仕事に取り組めるようになります。
その他のご質問がある場合は、
他の Atlassian Team Playbook のユーザーと会話を開始したり、サポートを受けたり、フィードバックを提供したりできます。
他のプレイも参照してください
文化 (Culture)
チーム ヘルス モニター
チームの健全性を評価し、改善計画を立てます。
ミーティング
ページ主導のミーティング
より有意義なミーティングにするには、まず目的、期待される結果、主要な論点の概要を 1 ページにまとめます。
コミュニケーション
ユーザー マニュアル
チームメイトがあなたと働く最善の方法を理解するのに役立ちます。
デブリーフィング
ふりかえり
安全なスペースを提供し、何が有効で何が有効でなかったかについて話し合います。
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