Na czym polega zarządzanie projektami?

Zrozumienie zarządzania projektami

Zarządzanie projektem pozwala kierować nim w sposób kompleksowy. Dzięki ustrukturyzowanemu podejściu zespoły mogą osiągnąć określone cele w określonym czasie, zgodnie z budżetem i ograniczeniach zasobów. Niezależnie od tego, czy wprowadzasz na rynek nowy produkt, organizujesz wydarzenie, czy wdrażasz inicjatywę ogólnofirmową, skuteczne zarządzanie projektami napędza sukces.

Podstawowe fazy zarządzania projektami obejmują:

• Planowanie: na pierwszym etapie zdefiniujesz zakres projektu, jego cele oraz kroki potrzebne do ich zrealizowania. Ten etap obejmuje stworzenie szczegółowego planu działań, planowanie zasobów oraz identyfikację potencjalnych zagrożeń.
• Realizacja: na tym etapie wprowadzisz plan w życie, koordynując ludzi i zasoby, zarządzając oczekiwaniami interesariuszy oraz nadzorując wykonywanie zadań.
• Monitorowanie: ten etap obejmuje śledzenie postępów, pomiar wydajności w oparciu o kluczowe wskaźniki i dostosowywanie w razie potrzeby, aby projekt pozostał na właściwym torze.
• Zamknięcie: jest to formalne zakończenie projektu. Na tym etapie ocenisz sukces projektu, udokumentujesz wyciągnięte wnioski i uwolnisz zasoby.

Dlaczego firmy potrzebują zarządzania projektami? Rzućmy okiem na kilka powodów:

• Osiągnięcie celów projektu w określonym zakresie
• Realizacja projektu w wyznaczonych ramach czasowych
• Pozostanie w ramach zatwierdzonego budżetu
• Zapewnienie wysokiej jakości wyników
• Zarządzanie ryzykiem i rozwiązywanie pojawiających się problemów
• Poprawa komunikacji między zespołami a interesariuszami

Rodzaje zarządzania projektami

Czy znasz powiedzenie, że „jajko można ugotować na wiele sposobów”? Nie ma jednej strategii na wzorowe ukończenie projektu. Tu właśnie przydaje się metodologia zarządzania projektem. Jest to zbiór reguł, zasad i procesów zarządzania projektami.

Ta koncepcja być może brzmi nieco formalnie, ale zapewniamy, że jest tu również miejsce na innowacje. Co ważne, wiele zespołów i firm nie polega wyłącznie na jednej metodzie, tylko łączy elementy wielu z nich. Niezależnie od tego, jakie podejście wybierzesz, powinno sprzyjać ugruntowaniu kultury przejrzystości.

1. Zwinne zarządzanie projektami

Myślisz, że pierwszym krokiem procesu zarządzania projektem jest planowanie? Niezupełnie. Zanim będzie można opracować szczegółową strategię projektu, trzeba zyskać poparcie interesariuszy. Na tym etapie można użyć karty projektu, która pozwala nakreślić cel biznesowy projektu na potrzeby zatwierdzenia. Zamiast tego zalecamy wykorzystanie plakatu projektu jako bardziej przystępnego formatu, który można szybciej i łatwiej odczytać. Na tym etapie należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jakie jest uzasadnienie biznesowe projektu? Nasz szablon planu strategicznego może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na to pytanie!
• Czy projekt jest możliwy do zrealizowania?
• Czy powinniśmy go realizować?

Mówiąc prościej, na tym etapie należy ustalić, czy projekt jest w ogóle wart realizacji, zanim zainwestuje się w niego zbyt dużo pracy.

Doskonałym sposobem na przeprowadzenie tej dyskusji jest diagnoza pre-mortem, czyli ćwiczenie myślowe, w którym wyobrażasz sobie, co może pójść nie tak i jak można temu zapobiec.

2. Kaskadowy model zarządzania projektami

Tradycyjne, sekwencyjne zarządzanie projektami jest określane jako model kaskadowy. Przewiduje podział projektu na poszczególne etapy. Gdy kończy się jeden etap, zaczyna się kolejny. Nigdy nie występują równocześnie.

3. Scrum

Zrób sobie kawę i przygotuj kabel zasilający — czas wystartować. Na tym etapie Ty i Twój zespół bierzecie się do roboty i realizujecie plan projektu punkt po punkcie. Na etapie realizacji musisz:

• przydzielać niezbędne zasoby,
• kontrolować, czy wszyscy wykonują przydzielone zadania,
• prowadzić spotkania na temat postępu prac,
• skonfigurować systemy monitorowania.

Na tym etapie odbywa się większość prac. To tu zaczniesz dostrzegać, jak projekt nabiera rzeczywistych kształtów. Widzisz? Warto było planować.

4. Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Lean

Etapy zarządzania projektami

Wyobraź sobie, że zaczynasz projekt od zera. Zarządzanie projektami nie zaczyna się w chwili przystąpienia do pierwszych czynności projektowych — zanim to nastąpi, należy wykonać pracę wstępną.

Mając to na uwadze, stowarzyszenie Project Management Institute wyodrębniło pięć faz zarządzania projektami.

1. Inicjacja projektu

Myślisz, że pierwszym krokiem procesu zarządzania projektem jest planowanie? Niezupełnie. Zanim będzie można opracować szczegółową strategię projektu, trzeba zyskać poparcie interesariuszy. Utwórz kartę projektu, aby nakreślić jego cel biznesowy do zatwierdzenia. Możesz też użyć plakatu projektu, ponieważ ma bardziej przyjazny format oraz jest szybszy i łatwiejszy do odczytania. Na tym etapie należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jakie jest uzasadnienie biznesowe projektu?
• Czy projekt jest możliwy do zrealizowania?
• Czy powinniśmy go realizować?

Mówiąc prościej, na tym etapie należy ustalić, czy projekt jest w ogóle wart realizacji, zanim zainwestuje się w niego zbyt dużo pracy.

Doskonałym sposobem na przeprowadzenie tej dyskusji jest diagnoza pre-mortem, czyli ćwiczenie myślowe, w którym wyobrażasz sobie, co może pójść nie tak i jak można temu zapobiec.

2. Planowanie projektu

Jeśli postanowisz kontynuować, przejdziesz do etapy planowania projektu. To wtedy opracujesz szczegółowy plan projektu, którego będzie się trzymał cały zespół (i za który będzie Ci wdzięczny)! Planowanie jest niezbędne, aby uniknąć pełzania zakresu. Oto pytania, na które należy odpowiedzieć na tym etapie:

• Jaki jest cel projektu?
• Jakie są jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)?
• Jaki jest zakres projektu?
• Jaki budżet jest do dyspozycji?
• Jakie ryzyko wiąże się z projektem?
• Którzy członkowie zespołu biorą udział w projekcie?
• Jakie zadania będą do wykonania?
• Jakie kamienie milowe należy osiągnąć?

Celem tego etapu jest upewnienie się, że oczekiwania Twoje i Twojego zespołu są ze sobą zbieżne. Jeśli wydaje Ci się, że plan jest zbyt szczegółowy, z pewnością taki nie jest. Pomocne mogą być też ramy planowania strategicznego!

3. Realizacja projektu

Zrób sobie kawę i przygotuj kabel zasilający — czas wystartować. Na etapie 3. Ty i Twój zespół bierzecie się do roboty i realizujecie plan projektu punkt po punkcie. Na etapie realizacji projektu musisz:

• przydzielać niezbędne zasoby,
• kontrolować, czy wszyscy wykonują przydzielone zadania,
• prowadzić spotkania na temat postępu prac,
• skonfigurować systemy monitorowania.

Na tym etapie odbywa się większość prac. To tu zaczniesz dostrzegać, jak projekt nabiera rzeczywistych kształtów. Widzisz? Warto było planować.

4. Monitorowanie i raportowanie projektu

Plan projektu nie jest gwarancją, że wszystko będzie działać jak w zegarku. Przypomina to ustalanie własnego budżetu — samo jego posiadanie na nic się nie zda, jeśli nie będziesz kontrolować sposobu, w jaki zarządzasz pieniędzmi.

Z tego powodu musisz monitorować postępy projektu, aby pozostał na właściwym torze. Dobrą metodą jest bieżąca ocena projektu w odniesieniu do wskaźników KPI wyznaczonych na etapie planowania.

Co zrobić, jeśli realizacja projektu pójdzie w złą stronę? Poświęć chwilę na ponowną ocenę. Zastanów się, czy jest konieczne przywrócenie go na pierwotne tory, czy plan wymaga bardziej zdecydowanych zmian. Monitorując postępy projektu, łatwiej zidentyfikować ewentualne niedociągnięcia i wprowadzić usprawnienia.

5. Zamknięcie projektu

Etap końcowy polega na domknięciu poszczególnych elementów planu. Korzyści z tych elementów to między innymi:

• przeprowadzenie analizy post-mortem lub retrospektywy, aby ocenić projekt,
• przygotowanie raportu końcowego,
• Zbieranie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji projektowej w bezpiecznym miejscu. Świetnie nadaje się do tego przestrzeń dokumentacji, taka jak Confluence.

Nie tylko ułatwia to zespołowi oficjalne zakończenie projektu, lecz także umożliwia ponowne zajrzenie do dokumentacji w razie potrzeby.

Kluczowe umiejętności, jakich potrzebuje każdy kierownik projektu

Kierownicy projektów upewniają się, że wszyscy są na bieżąco, a inicjatywy są realizowane na czas. Utrzymują zadania na właściwym torze, alokują zasoby i nimi zarządzają oraz działają jako centralny punkt komunikacji dla interesariuszy. Oto kilka umiejętności, których potrzebuje każdy kierownik projektu, aby odnieść sukces w swojej roli:

• Przywództwo: skuteczne przywództwo inspiruje członków zespołu, wyznacza jasny kierunek i motywuje wszystkich do osiągania celów projektu. Umiejętności przywódcze można rozwijać dzięki poradom strategicznym dla zespołów Atlassian, które zawierają ćwiczenia mające na celu budowanie zaufania i koordynacji działań w zespołach.
• Komunikacja: silna komunikacja sprawia, że wszyscy interesariusze są poinformowani, mają bieżące informacje oraz są zaangażowani w cały cykl życia projektu. Zasadniczo jeżeli projektem zarządza dobry kierownik, nikt nie będzie się czuł pominięty. Kierownicy projektów mogą komunikować się w sposób przejrzysty przy użyciu Confluence (w przypadku dokumentacji) i Jiry (w przypadku aktualizacji zadań).
• Zarządzanie czasem: efektywne zarządzanie czasem sprawia, że projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem, oraz pomaga zrównoważyć wiele priorytetów. Użyj funkcji śledzenia czasu w Jirze i szablonu wykresu Gantta, aby zarządzać zadaniami i terminami.
• Rozwiązywanie problemów: szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów pomaga pokonywać przeszkody i kontynuować realizację projektów. Używaj szablonu analizy „5 × dlaczego” w Confluence do analizowania i rozwiązywania złożonych problemów.
• Wiedza techniczna: zrozumienie odpowiednich technologii pomaga podejmować lepsze decyzje i komunikować się z członkami zespołu technicznego. Bądź na bieżąco z samouczkami dotyczącymi produktów i webinariami Atlassian, aby zwiększyć swoje umiejętności techniczne w zakresie oprogramowania do zarządzania projektami.
• Możliwość adaptacji: elastyczność pomaga kierownikom projektów i zespołom zrozumieć oraz realizować zmieniające się wymagania projektów oraz radzić sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami. Praktykuj metodologie Agile, korzystając z tablic Scrum i Kanban w Jirze, aby zwiększyć możliwość adaptacji w zarządzaniu projektami.
• Budżetowanie i kontrola kosztów: zarządzanie finansami projektu sprawia, że projekt pozostaje w granicach budżetowych. Korzystaj z funkcji raportowania firmy Jira, aby śledzić koszty projektu i uniknąć przekroczenia budżetu.

Narzędzia stosowane w zarządzaniu projektami

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami może być trudny. Aby zespół w pełni wykorzystał narzędzie do zarządzania projektami, zalecamy poszukiwanie rozwiązania, które oferuje następujące możliwości:

• Tworzenie współdzielonego kalendarza w celu monitorowania kamieni milowych projektu i terminów
• Udostępnianie plików i dokumentów w celu zapewnienia do nich łatwego dostępu i usprawnienia współpracy
• Tworzenie list zadań i przypisywanie zadań członkom zespołu
• Śledzenie postępów projektu i generowanie raportów
• Ułatwianie i usprawnianie komunikacji między członkami zespołu a interesariuszami
• Szacowanie czasu trwania projektu i budżetu
• Umożliwianie członkom zespołu komentowania zadań i przekazywania opinii
• Generowanie automatycznych przypomnień i powiadomień
• Konfigurowanie szablonów projektów w celu usprawnienia tworzenia projektu
• Zarządzanie zasobami i obciążeniem pracą
• Monitorowanie problemów i zagrożeń
• Zarządzanie wnioskami o zmiany
• Tworzenie szczegółowych raportów
• Monitorowanie wyników projektu

Kluczowi członkowie zespołu projektowego

Na początku każdego projektu konieczne jest określenie ról i obowiązków. Znajomość swojej roli z wyprzedzeniem ułatwia każdemu pomyślne dotrzymywanie terminów projektowych i działanie według planu. Możliwe role projektowe to między innymi:

• Kierownik projektu: osoba, która nadzoruje projekt i jest odpowiedzialna za jego powodzenie.
• Sponsor projektu: menedżer wyższego szczebla, który promuje projekt i ściśle współpracuje z kierownikiem projektu.
• Członek zespołu: osoba aktywnie pracująca nad zadaniami w ramach projektu.
• Dostawca: osoba dostarczająca towary lub usługi w ramach projektu.
• Interesariusz: osoba zainteresowana projektem. Interesariuszy można podzielić na:
  • interesariuszy głównych: osoby, które faktycznie wykonują pracę i są aktywnie zaangażowane w projekt;
  • interesariuszy drugorzędnych: osoby, które mogą uczestniczyć w spotkaniach i odgrywać niewielką rolę, ale nie są kluczowymi decydentami w projekcie.
• Strona zainteresowana: osoba, która jest na bieżąco z projektem, ale nie odgrywa aktywnej roli i nie ma na niego dużego wpływu.
• Klient: człowiek lub zespół będący adresatem ostatecznego projektu, jeśli jest to projekt skierowany do klienta, a nie projekt wewnętrzny.

1. Lepsza współpraca

Dobre zarządzanie projektami polega na równoważeniu struktury z możliwościami adaptacji. Te praktyki pomogą Ci zachować porządek, pozostając na tyle zwinnym, aby poradzić sobie z tym, co stanie Ci na drodze:

• Rozpocznij wszystko dobrze: zacznij od spotkania rozpoczynającego projekt. Wyznacz cele, osie czasowe i role, aby wszyscy mieli bieżące informacje. To Twoja szansa, aby wyjaśnić zamieszanie i wzbudzić emocje.
• Określ swoje zależności: zadania i zasoby są często ze sobą powiązane. Używaj narzędzi takich jak wykresy Gantta, aby wizualizować te powiązania i unikać wąskich gardeł.
• Znajdź swoją krytyczną ścieżkę: zidentyfikuj najdłuższy łańcuch obowiązkowych zadań. Pomoże Ci to określić, gdzie masz pole do manewru, a gdzie musisz się trzymać harmonogramu.
• Podchodź do osi czasu realistycznie: wszyscy mamy tendencję do zaniżania ilości czasu potrzebnego na pewne zadania. Spójrz na poprzednie projekty, aby uzyskać wskazówki, i nie bój się nieco dostosować swojego harmonogramu.
• Używaj oprogramowania do zarządzania projektami: narzędzia takie jak Jira przechowują wszystko w jednym miejscu. Zapomnij o przeglądaniu niekończących się wątków wiadomości e-mail, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.
• Wyjaśnij role i obowiązki: upewnij się, że wszyscy wiedzą, co powinni robić. Wyeliminuje to przypadki wkraczania w obowiązki innych osób i pomoże wszystkim wykorzystywać swoje mocne strony.
• Wysiłek zespołowy: nie planuj w izolacji. Twój zespół ma cenne spostrzeżenia, więc zaangażuj go w cały proces. Doprowadzi to do lepszych planów i zwiększenia poparcia.
• Komunikuj się: regularne aktualizacje statusu sprawiają, że wszyscy są na bieżąco. Zachowaj przejrzystość w kwestii postępów i niepowodzeń.
• Wykaż się elastycznością: wymagania mogą ulec zmianie. Przygotuj się na dostosowanie swoich planów, zachowując cel końcowy w zasięgu wzroku.

Wykorzystaj możliwości systemu Jira. Tablice Jira pomogą Ci wdrażać wiele z powyższych praktyk. Oferują aktualizacje w czasie rzeczywistym, promują współpracę i zapewniają wszystkim bieżące informacje, aby zespoły mogły efektywnie planować i śledzić pracę oraz nią zarządzać.

Inicjacja

Rozpocznij swój projekt bez problemów, korzystając z tych szablonów.

• Analiza konkurencji: poznaj swoich konkurentów.
• Analiza SWOT: zidentyfikuj mocne i słabe strony, możliwości oraz zagrożenia.
• Burze mózgów: uwolnij kreatywność swojego zespołu podczas sesji burzy mózgów.

Planowanie

Przygotuj grunt pod sukces dzięki tym szablonom planowania projektów:

• Plan projektu: utwórz plan działań dla całego projektu.
• Rozpoczęcie projektu: rozpocznij projekt we właściwy, zorganizowany sposób.

Wykonanie

Dbaj o postępy prac nad swoim projektem dzięki następującym szablonom faz wykonania:

• Tablica Kanban: wizualizuj swój przepływ pracy i zarządzaj zadaniami.
• Śledzenie zadań: kontroluj, kto co robi i kiedy.
• Tablica Scrum: zespoły Agile używają tego szablonu do zarządzania sprintami.
• Struktura podziału pracy: podziel złożone projekty na zadania łatwiejsze do zarządzania.
• Wykres Gantta: wizualnie odwzoruj oś czasu projektu.
• Plan działań w projekcie: określ swoją długoterminową strategię projektu.
• Notatki ze spotkań: dbaj o to, aby spotkania zespołu były produktywne i dobrze udokumentowane.

Monitorowanie

Korzystaj z szablonu statusu projektu, aby informować interesariuszy na bieżąco dzięki regularnym aktualizacjom oraz doprowadzić projekt do końca

Zamknięcie

Skutecznie zakończ swój projekt za pomocą poniższych szablonów:

• Retrospektywa: przeanalizuj, co poszło dobrze, a co można poprawić.
• Analiza „5 × dlaczego”: odkryj przyczyny napotkanych problemów.

Jira oferuje te szablony i inne funkcje, pomagając zespołom zwiększyć produktywność i usprawnić procesy zarządzania projektami. Chcesz odkryć więcej? Sprawdź pełną gamę bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami firmy Atlassian.