O que é gerenciamento de projeto?

Sobre o gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos orienta um projeto do início ao fim. Com uma abordagem estruturada, as equipes podem alcançar metas específicas dentro de um tempo definido, orçamento e restrições de recursos. Não importa se você vai lançar um novo produto, organizar um evento ou implementar uma iniciativa em toda a empresa: para ter sucesso, você precisa de um gerenciamento de projetos eficaz.

Algumas das principais fases do gerenciamento de projetos são:

• Planejamento: no primeiro estágio, você vai definir o escopo, os objetivos e as etapas para alcançar tudo isso. Esta fase envolve a criação de um roteiro detalhado, o planejamento de recursos e a identificação de possíveis riscos.
• Execução: é aqui que você coloca o plano em ação, coordenando pessoas e recursos, gerenciando as expectativas das partes interessadas e supervisionando a conclusão das tarefas.
• Monitoramento: o monitoramento envolve acompanhar o progresso, avaliar o desempenho em relação aos indicadores-chave e fazer ajustes conforme necessário para manter o projeto em dia.
• Encerramento: é a conclusão formal do projeto. Nesta fase, você vai avaliar o sucesso do projeto, documentar as lições aprendidas e liberar recursos.

Então, por que as empresas precisam de gerenciamento de projetos? Vamos conferir alguns motivos:

• Atingir as metas do projeto dentro do escopo definido
• Concluir o projeto dentro do prazo alocado
• Não estourar o orçamento aprovado
• Entregar resultados de alta qualidade
• Gerenciar riscos e resolver problemas que surgirem
• Melhorar a comunicação entre equipes e partes interessadas

Tipos de gerenciamento de projetos

Já ouviu o ditado “quem não tem cão, caça com gato”? Não existe uma única estratégia para concluir um projeto incrível. É aí que entra em jogo a metodologia do gerenciamento de projetos. Ela é o conjunto de regras, princípios e processos para gerenciar os projetos.

As metodologias podem parecer formais, mas aqui há espaço para inovar. É importante ter em mente que muitas equipes e empresas usam uma combinação de metodologias em vez de confiar apenas em um único tipo. Seja qual for sua abordagem, ela deve ajudar a promover uma forte cultura de transparência.

1. Gestão ágil de projetos

Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter o envolvimento das partes interessadas. É aqui que entra uma carta de projeto para delinear o objetivo comercial do projeto para aprovação. Em vez disso, recomendamos usar um pôster de projeto, como um formato mais fácil de entender, mais rápido e fácil de ler. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

• Qual é o caso de negócios para esse projeto? O template de plano estratégico pode ajudar!
• Este projeto é viável?
• A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Uma ótima maneira de ajudar a facilitar essa discussão é um pré-mortem, um exercício mental no qual você imagina o que poderia dar errado e decide como evitar a situação.

2. Gerenciamento de projetos em cascata

Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.

3. Scrum

Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Na fase de execução, vai ser necessário:

• Atribuir os recursos necessários
• Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
• Conduzir reuniões de status
• Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

4. Gerenciamento de projetos Lean

As etapas do gerenciamento de projetos

Imagine que você está começando um projeto do zero. O gerenciamento de projetos não entra em jogo apenas quando você começa a riscar as tarefas: você precisa primeiro estabelecer as bases.

Pensando nisso, o Project Management Institute (PMI) estabeleceu cinco fases diferentes de gerenciamento de projetos.

1. Iniciação do projeto

Acha que a primeira etapa do processo de gerenciamento de projetos é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso convencer as partes interessadas a apoiar sua ideia. Crie um termo de abertura para delinear o objetivo comercial do projeto para aprovação. Você também pode usar um mural do projeto, já que é um formato mais digerível, rápido e fácil de ler. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

• Qual é o caso de negócio desse projeto?
• Este projeto é viável?
• A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando: nesta etapa, você vai decidir se o projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Uma ótima maneira de facilitar essa discussão é um pre-mortem, um exercício mental no qual você imagina o que poderia dar errado e decide como evitar a situação.

2. Planejamento do projeto

Se decidir seguir em frente, você vai avançar para a fase de planejamento do projeto. É aqui que você vai desenvolver um plano de projeto detalhado que toda a equipe vai seguir (e amar!). O planejamento é essencial para evitar mudanças constantes no escopo do projeto. As perguntas a responder nesta etapa incluem:

• Qual é a meta desse projeto?
• O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
• O que é o escopo?
• Qual é o orçamento?
• Quais são os riscos?
• Quais membros da equipe estão envolvidos?
• Quais tarefas estão envolvidas?
• Quais marcos precisam ser alcançados?

Esta etapa garante que você e a equipe compartilhem expectativas antes de começar. Se você acha que está focando demais em questões triviais, saiba que não está. As estruturas de planejamento estratégico também podem ajudar.

3. Execução do projeto

Pegue o café e o cabo de energia porque é hora de avançar. Na terceira etapa, você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano. Na fase de execução do projeto, vai ser necessário:

• Atribuir os recursos necessários
• Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
• Conduzir reuniões de status
• Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

4. Monitoramento e relatórios do projeto

Só porque o plano de projeto foi criado não significa que tudo vai funcionar sem problemas por conta própria. É como definir um orçamento para si mesmo — ter o orçamento não quer dizer nada, se você não ficar de olho em está gerenciando o dinheiro.

Por isso, é necessário monitorar o progresso do projeto para garantir que tudo fique dentro do prazo. É preciso avaliar se o projeto está seguindo os KPIs estabelecidos na fase de planejamento.

O que fazer se você achar que o projeto se desviou do caminho ou sofreu alterações no escopo? Reserve algum tempo para reavaliar. Decida se precisa realinhar as coisas ou se o plano original precisa mudar. Esta é a principal vantagem do monitoramento: ter pontos de controle frequentes para corrigir o curso.

5. Encerramento do projeto

A etapa de encerramento trata de resolver as pendências. Ou seja, ele:

• Conduzir o post-mortem ou retrospectiva para avaliar o projeto
• Preparando o relatório do projeto final
• Coletar e armazenar a documentação necessária do projeto em algum lugar seguro. Um espaço de documentação colaborativa como o Confluence é ótimo para isso.

Essas atividades não apenas oferecem à equipe a oportunidade de concluir o projeto, mas também facilitam voltar a ele quando necessário.

Principais habilidades que todo gerente de projetos precisa ter

Os gerentes de projetos garantem que todos estejam em sintonia e que as iniciativas sejam concluídas a tempo. Eles mantêm as tarefas sob controle, alocam e gerenciam recursos e atuam como um ponto central de comunicação para as partes interessadas. Confira a seguir algumas habilidades que todo gerente de projetos precisa ter para se sair bem na função:

• Liderança: uma liderança eficaz inspira os membros da equipe, define uma direção clara e motiva todos a alcançarem as metas do projeto. Você pode desenvolver habilidades de liderança pelo Esquema Tático da Atlassian, que oferece exercícios para criar confiança e alinhamento dentro das equipes.
• Comunicação: uma comunicação sólida garante que todas as partes interessadas se mantenham informadas, alinhadas e engajadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Em geral, com um bom gerente de projetos, ninguém se sente por fora do processo. Os gerentes de projetos podem se comunicar com clareza usando o Confluence para documentação e o Jira para atualizações de tarefas.
• Gerenciamento de tempo: um gerenciamento de tempo eficiente mantém os projetos dentro do cronograma e ajuda a equilibrar várias prioridades. Use as funções de controle de tempo do Jira e o template de diagrama de Gantt para gerenciar tarefas e prazos.
• Resolução de problemas: uma resolução rápida e eficaz de problemas ajuda a superar obstáculos e a manter os projetos em andamento. Use o template dos cinco porquês da Atlassian no Confluence para analisar e resolver problemas complexos.
• Proficiência técnica: compreender as tecnologias relevantes ajuda você a tomar decisões melhores e a se comunicar com os membros da equipe técnica. Fique por dentro de tudo com os tutoriais e webinars de produtos da Atlassian para aprimorar suas habilidades técnicas em software de gerenciamento de projetos.
• Adaptabilidade: a flexibilidade ajuda os gerentes de projetos e as equipes a entender e executar mudanças nos requisitos dos projetos e a lidar com desafios inesperados. Pratique metodologias ágeis usando os quadros Kanban e Scrum do Jira para melhorar a adaptabilidade no gerenciamento de projetos.
• Orçamento e controle de custos: o gerenciamento da parte financeira do projeto garante que ele permaneça dentro das restrições orçamentárias. Use as funções de geração de relatórios do Jira para monitorar os custos do projeto e evitar estourar o orçamento.

Ferramentas usadas no gerenciamento de projetos

Escolher o software certo de gestão de projetos pode ser complicado. Para garantir que a equipe aproveite ao máximo a ferramenta de gestão de projetos, a gente recomenda que você procure uma solução que ofereça os seguintes recursos:

• Criar uma agenda compartilhada para monitorar os marcos e prazos do projeto
• Compartilhar arquivos e documentos para facilitar o acesso e a colaboração
• Criar listas de tarefas e atribua tarefas aos membros da equipe
• Acompanhar o progresso do projeto e gere relatórios
• Facilitar e simplificar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas
• Estimar a duração e o orçamento do projeto
• Permitir que os membros da equipe comentem as tarefas e forneçam feedback
• Gerar lembretes e notificações automatizados
• Configurar templates de projeto para agilizar a criação de projetos
• Gerenciar recursos e cargas de trabalho
• Rastrear itens e riscos
• Gerenciar solicitações de alteração
• Criar relatórios detalhados
• Monitorar o desempenho do projeto

Principais membros de uma equipe de projeto

Todo projeto deve começar identificando funções e responsabilidades. Saber qual é seu papel com antecedência garante o sucesso de todos em permanecer no caminho certo e cumprir os prazos do projeto. Possíveis funções de projetos incluem:

• Gerente de projetos: uma pessoa que supervisiona e é responsável pelo sucesso do projeto.
• Patrocinador do projeto: gerente sênior que defende o projeto e trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto.
• Membro da equipe: pessoas que trabalham com atividade nas tarefas do projeto.
• Fornecedor: pessoas que oferecem bens ou serviços para o projeto.
• Partes interessadas: pessoas que têm interesse no projeto. Podem ser divididas em:
  • Principais partes interessadas: pessoas que de fato fazem o trabalho e têm envolvimento ativo no projeto.
  • Partes interessadas secundárias: pessoas que podem participar de reuniões e desempenhar papéis menores, mas não são decisores importantes no projeto.
• Partes interessadas afetadas: pessoas que estão envolvidas do projeto, mas não desempenham papel ativo ou não têm muita influência.
• Cliente: a pessoa ou equipe que vai receber o projeto final se ele for voltado para um cliente externo em vez de um projeto interno.

1. Melhorar a colaboração

Um bom gerenciamento de projetos consiste no equilíbrio entre estrutura e adaptabilidade. Estas práticas vão ajudar você a manter tudo organizado e ficar alerta o suficiente para lidar com o que quer que apareça no caminho:

• Comece do jeito certo: comece com uma reunião de lançamento do projeto. Estabeleça metas, cronogramas e funções para que todos fiquem em sintonia. Essa é sua chance de esclarecer dúvidas e deixar a equipe animada.
• Mapeie suas dependências: tarefas e funções costumam estar interconectadas. Use ferramentas como os diagramas de Gantt para visualizar essas conexões e evitar gargalos.
• Encontre seu caminho crítico: identifique a maior sequência de tarefas obrigatórias. Isso vai ajudar você a determinar onde existe margem para ajustes e onde é necessário seguir o cronograma à risca.
• Seja realista com os cronogramas: a gente tende a subestimar quanto tempo as tarefas levam para serem concluídas. Consulte projetos anteriores para se orientar e não tenha medo de aliviar um pouco seu cronograma.
• Aproveite o software de gerenciamento de projetos: ferramentas como o Jira mantêm tudo em um só lugar. Você não tem que vasculhar infinitos tópicos de e-mail para encontrar o que precisa.
• Esclareça funções e responsabilidades: verifique se todos sabem o que precisam fazer. Dessa forma, você ajuda as pessoas a aproveitarem os pontos fortes delas e evita que interfiram nas tarefas umas das outras.
• Transforme o processo em um esforço em equipe: não planeje tudo de forma isolada. Sua equipe tem insights valiosos, então envolva os membros no processo. Isso vai resultar em planos melhores e aumentar o apoio.
• Mostre que comunicação nunca é demais: atualizações regulares de status mantêm todos informados. Seja transparente sobre progressos e contratempos.
• Permaneça flexível: os requisitos podem mudar. Tenha soluções preparadas para ajustar seus planos e, ao mesmo tempo, manter o foco no seu objetivo final.

Use o Jira a seu favor. Os quadros do Jira podem ajudar a implementar muitas dessas práticas. Eles oferecem atualizações em tempo real, promovem a colaboração e mantêm todos alinhados para que as equipes possam planejar, acompanhar e gerenciar o trabalho com eficiência.

Início

Inicie o projeto com do jeito certo com estes templates:

• Análise competitiva: avalie a concorrência.
• Análise SWOT: identifique seus pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças.
• Brainstorming: solte a criatividade com uma sessão estruturada de brainstorming.

Planejamento

Prepare o terreno para o sucesso com estes templates de planejamento de projetos:

• Plano do projeto: crie um roteiro para o projeto todo.
• Lançamento do projeto: comece com o pé direito fazendo um lançamento bem organizado.

Execução

Mantenha o andamento do seu projeto com estes templates de fase de execução:

• Quadro Kanban: visualize seu fluxo de trabalho e gerencie tarefas.
• Acompanhamento de tarefas: monitore quem está fazendo o quê e quando.
• Quadro Scrum: equipes ágeis usam esse template para gerenciar sprints.
• Estrutura analítica do trabalho: divida projetos complexos em tarefas mais gerenciáveis.
• Diagrama de Gantt: mapeie o cronograma do seu projeto com elementos visuais.
• Roteiro do projeto: trace sua estratégia de longo prazo para o projeto.
• Anotações de reunião: mantenha as reuniões da equipe produtivas e bem documentadas.

Monitoramento

Use o template de status do projeto para manter as partes interessadas informadas com atualizações regulares e monitorar o sucesso do seu projeto.

Encerramento

Finalize seu projeto de maneira efetiva com estes templates:

• Retrospectiva: reflita sobre o que deu certo e o que pode melhorar.
• Análise dos cinco porquês: descubra as causas de problemas que você encontrou.

O Jira oferece esses templates e muito mais para ajudar as equipes a aumentar a produtividade e otimizar os processos de gerenciamento de projetos. Quer explorar mais? Confira todos os templates gratuitos de gerenciamento de projetos da Atlassian.