¿Qué es la gestión de proyectos?

Análisis de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos guía un proyecto de principio a fin. Con un enfoque estructurado, los equipos pueden alcanzar objetivos específicos en función de unos límites de tiempo, un presupuesto y unos recursos definidos. Tanto para lanzar un nuevo producto, organizar un evento o implementar una iniciativa en toda la empresa, una gestión eficaz de los proyectos impulsa el éxito.

Las principales fases de la gestión de proyectos son las siguientes:

• Planificación: en la primera fase, definirás el alcance del proyecto, los objetivos y los pasos necesarios para alcanzarlos. En esta etapa se crea una hoja de ruta detallada, se planifican los recursos y se identifican los posibles riesgos.
• Ejecución: aquí es donde se pone en práctica el plan mediante la coordinación de las personas y los recursos, la gestión de las expectativas de las partes interesadas y la supervisión de la finalización de las tareas.
• Monitorización: durante la monitorización, se hace un seguimiento del progreso, se mide el rendimiento en función de los indicadores clave y se hacen los ajustes necesarios para mantener el proyecto según lo previsto.
• Cierre: es la finalización formal del proyecto. En esta fase, se evalúa el éxito del proyecto, se documentan las lecciones aprendidas y se publican los recursos.

¿Por qué la gestión de proyectos es necesaria para las empresas? Veamos algunas de las razones:

• Alcanzar los objetivos del proyecto en función del alcance definido
• Completar el proyecto dentro del plazo asignado
• No salirse del presupuesto aprobado
• Ofrecer resultados de calidad
• Gestionar los riesgos y abordar las incidencias que surjan
• Mejorar la comunicación entre los equipos y las partes interesadas

Tipos de gestión de proyectos

¿Alguna vez has oído el dicho "Cada maestrillo tiene su librillo"? Significa que no hay una única estrategia para completar un proyecto de éxito. Y ahí es donde entra en juego la metodología de gestión de proyectos: un conjunto de reglas, principios y procesos para gestionar un proyecto.

Las metodologías pueden parecer formales, pero aquí tienes margen para innovar. Es importante señalar que muchos equipos y empresas utilizan una combinación de varias metodologías, en lugar de depender exclusivamente de una. Independientemente del enfoque que elijas, debería ayudar a promover una cultura de transparencia sólida.

1. Gestión ágil de proyectos

¿Crees que el primer paso del proceso de gestión de proyectos es la planificación? Pues no. Antes de poder trazar una estrategia para tu proyecto, debes comprenderlo a un nivel más general. Aquí es donde entra en juego el acta de un proyecto, que describe el objetivo empresarial del proyecto para su aprobación. En su lugar, te recomendamos utilizar un cartel de proyecto, ya que es un formato más fácil de digerir y de leer más rápido. En esta etapa, debes responder a preguntas como las siguientes:

• ¿Cuál es el plan de negocio del proyecto? Nuestra plantilla de plan estratégico puede ayudarte.
• ¿Es factible este proyecto?
• ¿Debemos seguir con este proyecto?

En pocas palabras, en esta etapa hay que decidir si merece la pena abordar el proyecto antes de invertir demasiado en él.

Una buena forma de ayudar a facilitar esta discusión es un análisis pre mortem, un ejercicio de reflexión en el que te imaginas lo que podría salir mal y decides cómo evitarlo.

2. Gestión de proyectos en cascada

Cuando piensas en la gestión de proyectos tradicional y secuencial, lo que te imaginas es la gestión de proyectos en cascada. Con este método, se divide el proyecto en diferentes fases. Cuando una fase termina, comienza la siguiente, es decir, no hay solapamiento entre ellas.

3. Scrum

Coge tu café y tu cargador, porque es hora de ponerse en marcha. Aquí es donde tu equipo y tú os pondréis manos a la obra y comenzaréis a superar tareas con tu plan de proyecto como guía. En la fase de ejecución, tendrás que:

• Asignar los recursos necesarios
• Garantizar que las personas asignadas realicen sus tareas
• Organizar reuniones de estado
• Establecer sistemas de seguimiento

La mayor parte del trabajo se lleva a cabo en esta fase, y es también el momento en el que se empieza a ver cómo se desarrolla el proyecto. ¿Ves? Toda esa planificación ha merecido la pena.

4. Gestión de proyectos lean

Las etapas de la gestión de proyectos

Imagina que empiezas un proyecto. La gestión de proyectos no entra en juego cuando empiezas a marcar tareas como completadas, sino que primero hay que sentar las bases.

Teniendo esto en cuenta, el Project Management Institute (PMI) estableció cinco fases de la gestión de proyectos.

1. Inicio del proyecto

¿Crees que el primer paso del proceso de gestión de proyectos es la planificación? Pues no. Antes de poder trazar una estrategia para tu proyecto, debes contar con el visto bueno de las partes interesadas. Crea un acta de proyecto que describa el objetivo empresarial del proyecto para su aprobación. También puedes usar un cartel de proyecto, ya que es un formato más fácil y rápido de leer. En esta etapa, debes responder a preguntas como las siguientes:

• ¿Cuál es el plan de negocio del proyecto?
• ¿Es factible este proyecto?
• ¿Debemos seguir con este proyecto?

En pocas palabras, en esta etapa hay que decidir si merece la pena abordar el proyecto antes de invertir demasiado en él.

Una buena forma de ayudar a facilitar esta discusión es un análisis pre mortem, un ejercicio de reflexión en el que te imaginas lo que podría salir mal y decides cómo evitarlo.

2. Planificación del proyecto

Si decides seguir adelante, pasarás a la fase de planificación del proyecto. Aquí es donde desarrollarás un plan de proyecto detallado que todo tu equipo seguirá, y por el que te darán las gracias. La planificación es esencial para evitar la corrupción del alcance. Las preguntas a las que debes responder en esta etapa son:

• ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
• ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
• ¿Cuál es el alcance?
• ¿Cuál es el presupuesto?
• ¿Cuáles son los riesgos?
• ¿Qué miembros del equipo participan?
• ¿Qué tareas conlleva?
• ¿Qué hitos hay que cumplir?

Este paso sirve para asegurarse de que, antes de empezar, tu equipo y tú compartáis las mismas expectativas. Si crees que te estás liando demasiado con nimiedades, no es así. Los marcos de planificación estratégica pueden ayudarte.

3. Ejecución del proyecto

Coge tu café y tu cargador, porque es hora de ponerse en marcha. La tercera etapa es donde tu equipo y tú os pondréis manos a la obra y comenzaréis a superar tareas con tu plan de proyecto como guía. En la fase de ejecución del proyecto, tendrás que:

• Asignar los recursos necesarios
• Garantizar que las personas asignadas realicen sus tareas
• Organizar reuniones de estado
• Establecer sistemas de seguimiento

La mayor parte del trabajo se lleva a cabo en esta fase, y es también el momento en el que se empieza a ver cómo se desarrolla el proyecto. ¿Ves? Toda esa planificación ha merecido la pena.

4. Creación de informes y supervisión de proyectos

El hecho de tener un plan de proyecto no significa que las cosas vayan a ir bien por sí solas. Es como establecer un presupuesto para uno mismo: tener el presupuesto no sirve de nada si no se vigila de cerca cómo se gestiona el dinero.

Por eso hay que supervisar el progreso del proyecto para asegurarse de que las cosas siguen su curso. Debes evaluar tu proyecto en función de los KPI que estableciste en la etapa de planificación.

¿Qué debes hacer si sientes que tu proyecto se ha desviado del camino o ha sido presa de la corrupción del alcance? Tómate un momento para reevaluar. Puedes decidir si necesitas reajustar las cosas o si tu plan original debe cambiar. Eso es lo bueno de la supervisión: tienes puntos de control frecuentes para corregir el rumbo.

5. Cierre del proyecto

La etapa de cierre consiste en atar los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:

• Organizar un análisis retrospectivo o retrospectiva para evaluar el proyecto
• Preparar un informe final del proyecto
• Recopilar y almacenar la documentación necesaria del proyecto en un lugar seguro. Por cierto, un espacio de documentación colaborativa como Confluence es genial para esto.

No solo da a tu equipo la oportunidad de dar por concluido oficialmente el proyecto, sino que también hace más fácil volver a él cuando sea necesario.

Habilidades clave que todo responsable de proyectos necesita

Los responsables de proyectos se aseguran de que todo el equipo está perfectamente coordinado y que las iniciativas se completan a tiempo. Mantienen las tareas según lo previsto, asignan y gestionan los recursos y son el punto central para la comunicación de las partes interesadas. Estas son algunas de las habilidades que todo responsable de proyectos necesita para tener éxito en su rol:

• Liderazgo: un liderazgo eficaz inspira a los miembros del equipo, marca la dirección y motiva a todo el mundo para alcanzar los objetivos del proyecto. Puedes desarrollar habilidades de liderazgo a través del Manual de estrategias del equipo de Atlassian, que ofrece ejercicios para fomentar la confianza y la coordinación en los equipos.
• Comunicación: una comunicación eficaz garantiza que todas las partes interesadas se mantienen informadas, se coordinan y se comprometen durante todo el ciclo de vida del proyecto. Básicamente, un buen responsable de proyectos hace que nadie sienta que le falta información. Los responsables de proyectos pueden comunicarse con claridad mediante Confluence para la documentación y Jira para las actualizaciones de tareas.
• Gestión del tiempo: una gestión del tiempo eficiente mantiene los proyectos según lo previsto y ayuda a equilibrar las distintas prioridades. Usa las funciones de seguimiento de tiempo y la plantilla de diagrama de Gantt de Jira para gestionar las tareas y los plazos.
• Resolución de problemas: una resolución de problemas rápida y eficaz ayuda a superar los obstáculos y hace que los proyectos avancen. Usa la plantilla de los 5 porqués de Atlassian en Confluence para analizar y resolver problemas complejos.
• Competencia técnica: entender las tecnologías pertinentes ayuda a tomar mejores decisiones y a comunicarse con los miembros del equipo técnico. Mantente al día con los tutoriales y los seminarios web de productos de Atlassian para mejorar tus habilidades técnicas en lo referente al software de gestión de proyectos.
• Adaptabilidad: la flexibilidad ayuda a los equipos y responsables de proyectos a entender y ejecutar los requisitos cambiantes del proyecto y a gestionar los desafíos inesperados. Practica metodologías ágiles con las tablas de scrum y kanban de Jira para mejorar la adaptabilidad en la gestión de proyectos.
• Presupuestos y control de costes: gestionar las finanzas del proyecto garantiza que el proyecto se mantenga dentro de los límites presupuestarios. Usa las funciones de informes de Jira para supervisar los costes del proyecto y evitar sobrepasar el presupuesto.

Herramientas utilizadas en la gestión de proyectos

Elegir el software de gestión de proyectos adecuado puede resultar complicado. Para garantizar que tu equipo aproveche al máximo su herramienta de gestión de proyectos, te recomendamos que busques una solución que ofrezca las siguientes funciones:

• Crear un calendario compartido para hacer un seguimiento de los hitos y plazos del proyecto
• Compartir archivos y documentos para facilitar el acceso y la colaboración
• Crear listas de tareas y asignar tareas a los miembros del equipo
• Hacer un seguimiento del progreso del proyecto y generar informes
• Facilitar y agilizar la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas
• Estimar la duración y el presupuesto del proyecto
• Permitir a los miembros del equipo comentar las tareas y proporcionar feedback
• Generar recordatorios y notificaciones automáticos
• Configurar plantillas de proyectos para agilizar la creación de proyectos
• Gestionar los recursos y las cargas de trabajo
• Hacer un seguimiento de las incidencias y los riesgos
• Gestionar las solicitudes de cambios
• Crear informes detallados
• Supervisar el rendimiento del proyecto

Miembros clave de un equipo de proyecto

Cada proyecto debe empezar por la identificación de las funciones y responsabilidades. Conocer tu función desde el principio prepara a todos para el éxito a la hora de cumplir con los plazos del proyecto. Las posibles funciones del proyecto incluyen:

• Responsable del proyecto: la persona que supervisa todo el proyecto y es responsable de su éxito.
• Patrocinador del proyecto: gerente sénior que intermedia en el proyecto y trabaja en estrecha colaboración con el gestor del proyecto.
• Miembro del equipo: personas que trabajan activamente en las tareas del proyecto.
• Proveedor: personas que proporcionan bienes o servicios para un proyecto.
• Parte interesada: personas que tienen interés en el proyecto. Se pueden dividir en:
  • Parte interesada principal: las personas que realmente hacen el trabajo y participan de forma activa en el proyecto.
  • Parte interesada secundaria: personas que pueden acudir a las reuniones y desempeñar un pequeño papel, pero que no son los principales responsables del proyecto.
• Parte interesada afectada: personas que están al tanto del proyecto, pero que no tienen un papel activo ni mucha influencia.
• Cliente: la persona o el equipo que recibe el proyecto final, si se trata de un proyecto enfocado al cliente en lugar de uno interno.

1. Mejora la colaboración

Una buena gestión de proyectos consiste en equilibrar la estructura y la adaptabilidad. Estas prácticas te ayudarán a mantenerte organizado y, al mismo tiempo, a ser lo suficientemente flexible para hacer frente a lo que se te presente:

• Empieza bien: empieza con una reunión de lanzamiento del proyecto. Establece objetivos, cronogramas y roles para mantener a todo el mundo coordinado. Es tu oportunidad de aclarar la confusión y generar entusiasmo.
• Asigna las dependencias: las tareas y los recursos suelen estar interconectados. Usa herramientas como los diagramas de Gantt para visualizar estos enlaces y evitar los cuellos de botella.
• Busca la ruta crítica: identifica la cadena más larga de tareas imprescindibles. Esto te ayudará a determinar dónde tienes margen de maniobra y dónde tienes que cumplir con la planificación.
• Sé realista con los cronogramas: todos tendemos a subestimar el tiempo que llevan las cosas. Básate en los proyectos anteriores y no dudes en dejar un poco de tiempo de margen en la planificación.
• Aprovecha el software de gestión de proyectos: herramientas como Jira mantienen todo en un solo lugar. Se acabaron las búsquedas en un sinfín de hilos de correos electrónicos para encontrar lo que necesitas.
• Aclara los roles y las responsabilidades: asegúrate de que todos sepan lo que tienen que hacer. Nadie entrará en terreno ajeno y todo el mundo aportará lo mejor de sí.
• Haz que sea un esfuerzo en equipo: no planifiques de forma aislada. Tu equipo tiene información valiosa, así que involucra a todas las partes en el proceso. Mejorarán los planes y la aceptación.
• Comunica, comunica, comunica: las actualizaciones de estado periódicas mantienen a todos informados. Sé transparente en cuanto al progreso y los contratiempos.
• Sé flexible: los requisitos pueden cambiar. Prepárate para ajustar tus planes sin perder de vista tu objetivo final.

Usa Jira a tu favor. Los tableros de Jira ayudan a implementar muchas de estas prácticas. Ofrecen actualizaciones en tiempo real, promueven la colaboración y mantienen a todo el mundo coordinado para que los equipos puedan planificar, supervisar y gestionar el trabajo de forma eficiente.

Inicio

Comienza tu proyecto con estas plantillas preconfiguradas

• Análisis competitivo: define el alcance de la competencia.
• Análisis DAFO: identifica las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas.
• Lluvia de ideas: haz que fluya la creatividad con una sesión de lluvia de ideas estructurada.

Planificación

Prepara el camino para lograr el éxito con estas plantillas de planificación de proyectos:

• Plan de proyecto: crea tu hoja de ruta de todo el proyecto.
• Lanzamiento del proyecto: empieza con buen pie con un lanzamiento bien organizado.

Ejecución

Mantén tu proyecto en marcha con estas plantillas de fase de ejecución:

• Tablero de kanban: visualiza el flujo de trabajo y gestiona las tareas.
• Supervisión de tareas: controla qué hace cada uno y cuándo.
• Tablero de scrum: los equipos ágiles utilizan esta plantilla para gestionar los sprints.
• Estructura de desglose del trabajo: divide los proyectos complejos en tareas más gestionables.
• Diagrama de Gantt: planifica el cronograma de tu proyecto de forma visual.
• Hoja de ruta del proyecto: traza una estrategia de proyecto a largo plazo.
• Notas de reunión: haz que las reuniones de tu equipo sean productivas y estén bien documentadas.

Supervisión

Usa la plantilla de estado del proyecto para mantener a las partes interesadas informadas de las actualizaciones periódicas y estar al tanto del éxito del proyecto.

Cierre

Concluye tu proyecto de forma eficaz con estas plantillas:

• Retrospectiva: reflexiona sobre qué ha ido bien y qué puede mejorarse.
• Análisis de los 5 porqués: descubre el origen de las incidencias que has encontrado.

Jira ofrece estas plantillas y muchas más, que ayudan a los equipos a mejorar la productividad y optimizar los procesos de gestión de proyectos. ¿Quieres descubrir más? Consulta toda la gama de plantillas de gestión de proyectos gratuitas de Atlassian.